QUEM PODE USAR O LIVRO-CAIXA COMO DEDUÇÃO DO IR?

Atualizado: 24 de nov. de 2021



Nem todos os contribuintes sabem, mas a legislação permite que se utilize o livro-caixa para registro e dedução de certas despesas da base de cálculo do imposto de renda. A lógica é simples: se você recebeu uma renda, mas para gerá-la incorreu em despesas, não parece correto que o Governo tribute uma riqueza inexistente. Em outras palavras, para usar uma linguagem mais técnica, o imposto de renda só pode incidir sobre riqueza nova ou "acréscimo patrimonial".


A forma de mensurar adequadamente é através do registro num documento contábil chamado de livro-caixa. Este documento registra a entrada e saída de dinheiro de uma determinada entidade (pessoa física ou jurídica). Este documento é uma forma de ter controle de todos os gastos, servindo tanto como instrumento contábil assim como gestão financeira.



QUEM PODE UTILIZAR?


A legislação do Imposto de Renda autoriza deduzir da receita da sua atividade certas despesas devidamente registradas em livro-caixa, conforme se pode observar no artigo 6° da Lei n° 8.134/90:


Art. 6° O contribuinte que perceber rendimentos do trabalho não assalariado, inclusive os titulares dos serviços notariais e de registro, a que se refere o art. 236 da Constituição, e os leiloeiros, poderão deduzir, da receita decorrente do exercício da respectiva atividade: (Vide Lei nº 8.383, de 1991)
I - a remuneração paga a terceiros, desde que com vínculo empregatício, e os encargos trabalhistas e previdenciários;
II - os emolumentos pagos a terceiros;
III - as despesas de custeio pagas, necessárias à percepção da receita e à manutenção da fonte produtora.
§ 1° O disposto neste artigo não se aplica:
a) a quotas de depreciação de instalações, máquinas e equipamentos;
b) a despesas de locomoção e transporte, salvo no caso de caixeiros-viajantes, quando correrem por conta destes;
a) a quotas de depreciação de instalações, máquinas e equipamentos, bem como a despesas de arrendamento; (Redação dada pela Lei nº 9.250, de 1995)
b) a despesas de locomoção e transporte, salvo no caso de representante comercial autônomo. (Redação dada pela Lei nº 9.250, de 1995)
c) em relação aos rendimentos a que se referem os arts. 9° e 10 da Lei n° 7.713, de 1988.
§ 2° O contribuinte deverá comprovar a veracidade das receitas e das despesas, mediante documentação idônea, escrituradas em livro-caixa, que serão mantidos em seu poder, a disposição da fiscalização, enquanto não ocorrer a prescrição ou decadência.
§ 3° As deduções de que trata este artigo não poderão exceder à receita mensal da respectiva atividade, permitido o cômputo do excesso de deduções nos meses seguintes, até dezembro, mas o excedente de deduções, porventura existente no final do ano-base, não será transposto para o ano seguinte.
§ 4° Sem prejuízo do disposto no art. 11 da Lei n° 7.713, de 1988, e na Lei n° 7.975, de 26 de dezembro de 1989, as deduções de que tratam os incisos I a III deste artigo somente serão admitidas em relação aos pagamentos efetuados a partir de 1° de janeiro de 1991.

Da leitura do dispositivo, consta que estão autorizados a deduzir "rendimentos do trabalho não assalariado, o titular de serviços notariais e de registro e o leiloeiro".



QUAIS SÃO AS DESPESAS DEDUTÍVEIS?


Estes rendimentos deverão escriturar as despesas em livro-caixa e manter o comprovante do pagamento dos valores registrados para eventual questionamento por parte da Receita Federal. As parcelas dedutíveis são:


1 - a remuneração paga a terceiros, desde que com vínculo empregatício, e os respectivos encargos trabalhistas e previdenciários;

2 - os emolumentos pagos a terceiros, assim considerados os valores referentes à retribuição pela execução, pelos serventuários públicos, de atos cartorários, judiciais e extrajudiciais; e

3 - as despesas de custeio pagas, necessárias à percepção da receita e a manutenção da fonte produtora;

4 - A partir de 28 de agosto de 2009, até o exercício de 2014, ano-calendário de 2013, para fins de implementação dos serviços de registros públicos, em meio eletrônico, os investimentos e demais gastos efetuados com informatização, que compreende a aquisição de hardware, aquisição e desenvolvimento de software e a instalação de redes pelos titulares dos referidos serviços, poderão ser deduzidos da base de cálculo mensal e da anual do Imposto sobre a Renda da Pessoa Física. Caso o profissional exerça funções e atribuições que o obriguem a comprar roupas especiais e publicações necessárias ao desempenho de suas funções e desde que os gastos estejam comprovados com documentação hábil e idônea e escriturados em livro-caixa, conforme Parecer Normativo CST nº 60, de 20 de junho de 1978.

Segundo informação prestada pela Receita Federal em seu site (Perguntas e Respostas), é admissível deduzir despesas com propaganda desde que relacionadas com a atividade profissional da pessoa física e comprovada com documentação hábil.



ATIVIDADE RURAL



O produtor rural pode escolher tributar o rendimento da atividade rural diretamente na pessoa física. Para mensurar adequadamente a "riqueza nova" ou "acréscimo patrimonial" poderá utilizar a contabilização das despesas em livro-caixa. Veja como dispõe o Regulamento do IR:


Art. 53. O resultado da exploração da atividade rural será apurado mediante escrituração do livro-caixa, que deverá abranger as receitas, as despesas de custeio, os investimentos e os demais valores que integrem a atividade ( Lei nº 9.250, de 1995, art. 18, caput ).
§ 1º O contribuinte comprovará a veracidade das receitas e das despesas escrituradas no livro-caixa, por meio de documentação idônea que identifique o adquirente ou o beneficiário, o valor e a data da operação, a qual será mantida em seu poder à disposição da fiscalização, enquanto não ocorrer a decadência ou a prescrição ( Lei nº 9.250, de 1995, art. 18, § 1º ).
§ 2º A falta da escrituração prevista neste artigo implicará arbitramento da base de cálculo à razão de vinte por cento da receita bruta do ano-calendário ( Lei nº 9.250, de 1995, art. 18, § 2º ).
§ 3º Aos contribuintes que tenham auferido receitas anuais até o valor de R$ 56.000,00 (cinquenta e seis mil reais) fica facultada a apuração do resultado da exploração da atividade rural por meio de prova documental, dispensado o livro-caixa ( Lei nº 9.250, de 1995, art. 18, § 3º ).
§ 4º É permitida a escrituração do livro-caixa pelo sistema de processamento eletrônico, com subdivisões numeradas, em ordem sequencial ou tipográfica.
§ 5º O livro-caixa deverá ser numerado sequencialmente e conter, no início e no encerramento, anotações em forma de “termo” que identifique o contribuinte e a finalidade do livro-caixa.
§ 6º A escrituração do livro-caixa deverá ser realizada até a data prevista para a entrega tempestiva da declaração de ajuste anual do ano-calendário correspondente.
§ 7º O livro-caixa de que trata este artigo independerá de registro.

Na atividade rural, a lista de despesas dedutíveis encontra-se definida no artigo 55 do Regulamento do Imposto de Renda:


Art. 55. Os investimentos serão considerados despesas no mês do pagamento ( Lei nº 8.023, de 1990, art. 4º, § 2º ).

§ 1º As despesas de custeio e os investimentos são aqueles necessários à percepção dos rendimentos e à manutenção da fonte produtora relacionados com a natureza da atividade exercida.

§ 2º Considera-se investimento na atividade rural a aplicação de recursos financeiros, durante o ano-calendário, exceto a parcela que corresponder ao valor da terra nua, com vistas ao desenvolvimento da atividade para expansão da produção ou à melhoria da produtividade e seja realizada com ( Lei nº 8.023, de 1990, art. 6º ):

I - benfeitorias resultantes de construção, instalações, melhoramentos e reparos;

II - culturas permanentes, essências florestais e pastagens artificiais;

III - aquisição de utensílios e bens, tratores, implementos e equipamentos, máquinas, motores, veículos de carga ou utilitários de emprego exclusivo na exploração da atividade rural;

IV - animais de trabalho, de produção e de engorda;

V - serviços técnicos especializados, devidamente contratados, com vistas a elevar a eficiência do uso dos recursos da propriedade ou da exploração rural;

VI - insumos que contribuam destacadamente para a elevação da produtividade, tais como reprodutores e matrizes, girinos e alevinos, sementes e mudas selecionadas, corretivos do solo, fertilizantes, vacinas e defensivos vegetais e animais;

VII - atividades que visem especificamente à elevação socioeconômica do trabalhador rural, tais como casas de trabalhadores, prédios e galpões para atividades recreativas, educacionais e de saúde;

VIII - estradas que facilitem o acesso ou a circulação na propriedade;

IX - instalação de aparelhagem de comunicação e de energia elétrica; e

X - bolsas para formação de técnicos em atividades rurais, inclusive gerentes de estabelecimentos e contabilistas.

§ 3º As despesas relativas às aquisições a prazo somente serão consideradas no mês do pagamento de cada parcela.

§ 4º O bem adquirido por meio de financiamento rural será considerado despesa no mês da aquisição do bem e não no mês do pagamento do empréstimo.

§ 5º Os bens adquiridos por meio de consórcio ou de arrendamento mercantil serão considerados despesas no momento do pagamento de cada parcela, ressalvado o disposto no § 6º.

§ 6º Na hipótese de consórcio ainda não contemplado, as parcelas pagas somente serão dedutíveis quando do recebimento do bem.

§ 7º Os bens adquiridos por meio de permuta com produtos rurais, que caracterize pagamento parcelado, serão considerados despesas no mês do pagamento de cada parcela.

§ 8º Nos contratos de compra e venda de produtos rurais, o valor devolvido após a entrega do produto, relativo ao adiantamento computado como receita na forma estabelecida no § 2º do art. 54 , constitui despesa no mês da devolução.

§ 9º Nos contratos de compra e venda de produtos agrícolas, o valor devolvido anteriormente à entrega do produto, relativo ao adiantamento de que trata o § 2º do art. 54 , não constitui despesa e deve ser subtraído da importância recebida em decorrência de venda para entrega futura.

§ 10. O disposto no § 8º aplica-se somente às devoluções decorrentes de variação de preços de produtos sujeitos à cotação em bolsas de mercadorias ou à cotação internacional.

§ 11. Os encargos financeiros, exceto quanto à atualização monetária, pagos em decorrência de empréstimos contraídos para financiamento da atividade rural poderão ser deduzidos no mês do pagamento ( Lei nº 8.023, de 1990, art. 4º, § 1º ).

§ 12. Os empréstimos destinados ao financiamento da atividade rural comprovadamente utilizados nessa atividade não poderão ser utilizados para justificar o acréscimo patrimonial.


A importância da escrituração das despesas em livro-caixa vem destacada na exigência para efeito de compensação de prejuízo com resultado positivo posterior:



Art. 58. O resultado positivo obtido na exploração da atividade rural pela pessoa física poderá ser compensado com prejuízos apurados em anos-calendário anteriores ( Lei nº 9.250, de 1995, art. 19, caput ).
§ 1º A pessoa física fica obrigada à conservação e à guarda do livro-caixa e dos documentos fiscais que demonstram a apuração do prejuízo a compensar ( Lei nº 9.250, de 1995, art. 19, parágrafo único ).
§ 2º Para compensação de prejuízo acumulado, a pessoa física deverá manter escrituração do livro-caixa.
§ 3º O saldo do prejuízo apurado não deduzido pelo de cujus , nem pelo espólio, poderá ser utilizado pelo meeiro e pelos sucessores legítimos, após o encerramento do inventário, proporcionalmente à parcela da unidade rural a que corresponder o prejuízo que couber a cada beneficiário, observado o disposto no art. 59 .
§ 4º É vedada a compensação de resultado positivo obtido no País, com resultado negativo obtido no exterior.
§ 5º Na atividade rural exercida no País por não residente, é vedada a compensação de prejuízos apurados ( Lei nº 9.250, de 1995, art. 20, § 1º ).
§ 6º A compensação de prejuízos de que trata esta Subseção não se aplica à forma de apuração a que se refere o § 3º do art. 53 .
Art. 59. A pessoa física que, na apuração do resultado da atividade rural, decidir-se pela opção de que trata o art. 63, perderá o direito à compensação do total dos prejuízos correspondentes a anos-calendário anteriores ao da opção ( Lei nº 8.023, de 1990, art. 16, parágrafo único ).

Daí a importância de manter os registros atualizados e especialmente conservar as notas fiscais que comprovam os lançamentos realizados no livro-caixa pelo período decadencial de cinco anos.O Livro Caixa Digital do Produtor Rural (LCDPR) é uma nova obrigação acessória disciplinada pela Instrução Normativa RFB nº 1.848/18 que instituiu o LCDPR.




COMO FAÇO UM LIVRO-CAIXA?


Com já falei no artigo anterior, o programa do Carnê-Leão web já disponibiliza automaticamente os registros de despesas, mas é evidente que o profissional deve manter o seu próprio registro seja em planilha do excel, seja em programa de computador.


É importante ter cuidado com alguns registros como data, histórico, entrada, saída e saldo final. Cada página, geralmente, cobre um mês de atividade e isso depende muito da quantidade de transações registradas. Chamo atenção para alguns dados que devem ser identificados para um melhor controle:

  • Data: com a identificação das datas, é possível organizar os gastos de forma cronológica e deixar o livro caixa mais organizado. A sugestão é fazer o registro diário, para que assim, caso seja necessário, você consiga verificar a movimentação pelo dia;

  • Histórico: aqui, você identifica qual é o fim da transação, ou seja, o porquê ela foi realizada;

  • Entradas: correspondente aos recebimentos que a empresa teve no período, seja em dinheiro ou em débito na conta;

  • Saídas: identificam os valores pagos pela empresa em determinado período, seja em dinheiro ou em crédito na conta;

  • Saldo final: indica a diferença entre as entradas e saídas. É quanto a empresa tem em caixa em um período específico.

Para o saldo final, você pode utilizar a seguinte fórmula:

saldo anterior + recebidos – pagamentos= saldo atual

Por isso, se faz tão necessário o registro de todos os movimentos financeiros que a empresa realizar. Caso não haja esse registro, haverá erros no saldo final.


Segundo estabelece o Regulamento do Imposto de Renda:


Art. 69. As deduções de que trata o art. 68 não poderão exceder à receita mensal da atividade, permitido o cômputo do excesso de deduções nos meses seguintes, até dezembro do mesmo ano-calendário ( Lei nº 8.134, de 1990, art. 6º, § 3º ).
§ 1º O excesso de deduções porventura existente no final do ano-calendário não será transposto para o ano seguinte ( Lei nº 8.134, de 1990, art. 6º, § 3º ).
§ 2º O contribuinte deverá escriturar as receitas e as despesas em livro-caixa e comprovar a sua veracidade por meio de documentação idônea, mantida em seu poder, à disposição da fiscalização, enquanto não ocorrer a prescrição ou a decadência ( Lei nº 8.134, de 1990, art. 6º, § 2º ).
§ 3º O livro-caixa de que trata o § 2º independerá de registro.

Em seu site, a Receita esclarece nas perguntas e respostas que a escrituração fiscal do livro-caixa pelo sistema de processamento eletrônico, em formulários contínuos, com suas subdivisões numeradas em ordem sequencial ou tipograficamente está permitida. Após o processamento, os impressos devem ser destacados e encadernados em forma de livro, lavrados os termos de abertura e de encerramento em que conste, no termo de abertura, o número de folhas já escrituradas, não contendo intervalo em branco, nem entrelinhas, borraduras, raspaduras ou emendas. Como estabelece o Regulamento do Imposto de Renda e a Instrução Normativa RFB n° 1.500, a livro-caixa não depende de registro.



VALE QUALQUER RECIBO OU TICKET DE PAGAMENTO?


A Receita Federal exige que a despesa seja comprovada com a respectiva nota fiscal, não reconhecendo validade a recibos ou comprovantes de pagamento sem efeito fiscal.





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